Podpisanie umowy o dofinansowanie
Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Masz na to z reguły kilka tygodni.
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci wsparcia.
Kwalifikowalność wydatków
Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.
Zamówienia publiczne
Jako beneficjent Funduszy Europejskich jesteś zobowiązany do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny.
Zasady udzielania zamówień publicznych, obowiązujące beneficjentów, określone są w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności 2021-2027.
Dobre praktyki w zamówieniach publicznych
Zielone zamówienia
Zielone zamówienia publiczne odnoszą się do zakupu towarów i usług, które powodują minimalny negatywny wpływ na środowisko. Popyt na produkty nadające się do recyklingu, energooszczędne systemy oraz czyste technologie i paliwa, napędza przyjmowanie ekologicznie odpowiedzialnych praktyk biznesowych.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć w bazie wiedzy na stronach Urzędu Zamówień Publicznych oraz Komisji Europejskiej.
Pakty uczciwości
Pakt Uczciwości opiera się na założeniu, że podmiot publiczny i osoba przedstawiająca ofertę potwierdzają, iż w ramach konkretnego przetargu będą postępować w sposób przejrzysty i odpowiedzialny - zarówno na etapie starania się o kontrakt, jak i w czasie jego realizacji. Zgadzają się też na monitorowanie całego procesu zamówienia przez społecznego obserwatora.
Pakt jest specjalną umową między zamawiającym, wykonawcą i partnerem społecznym. Gwarantuje, że żaden z uczestników postępowania przetargowego, poprzez nielegalne czy nieetyczne praktyki, nie przyczyni się do ograniczenia konkurencyjności, wystąpienia nadużyć czy innych działań, które mogłyby zaszkodzić interesowi publicznemu. Celem paktu jest również budowa zaufania na rynku zamówień publicznych. Ma on również wartość edukacyjną i informacyjną, pokazując, że wydając pieniądze podatników trzeba zachowywać wysokie standardy.
Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć na stronie Komisji Europejskiej oraz na stronie paktuczciwosci.pl, poświęconej projektowi objętemu pilotażowym Paktem Uczciwości w Polsce. Był to projekt dotyczący modernizacji linii kolejowej nr 1 na odcinku Częstochowa-Zawiercie, którą prowadziło PKP Polskie Linie Kolejowe SA. Projekt został współfinansowany przez fundusze unijne z Programu Infrastruktura i Środowisko. Partnerem w realizacji paktu było Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju, a rolę społecznego obserwatora pełniła Fundacja im. Stefana Batorego.
Podręcznik tworzenia paktów uczciwości dla instytucji, organizacji monitorujących i oferentów
Przewodnik dla decydentów po wspólnym monitorowaniu zamówień publicznych
Aspekty społeczne w zamówieniach
Organy publiczne mogą realizować odpowiedzialną społecznie politykę publiczną poprzez zakup etycznych produktów i usług, korzystanie z przetargów do celów tworzenia miejsc pracy, zapewnianie godnej pracy, włączenia społecznego i zawodowego oraz lepszych warunków dla osób niepełnosprawnych i znajdujących się w niekorzystnej sytuacji. Odpowiedzialne i etyczne zamówienia mogą być również zachętą dla przedsiębiorców do bardziej odpowiedzialnego i zrównoważonego zarządzania procesem produkcji i zatrudnianiem pracowników.
Zapraszamy do zapoznania się z bazą wiedzy na temat zamówień społecznych na stronach Urzędu Zamówień Publicznych oraz Komisji Europejskiej.
Inne przydatne narzędzia
Zapraszamy do zapoznania się z bazą wiedzy, dotyczącą różnych aspektów i obszarów zamówień publicznych, dostępną na stronie Komisji Europejskiej.
Konto bankowe
Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podajesz do umowy o dofinansowanie.
Dokumentacja
Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.
Kontrola projektu
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – na pewno więc Cię nie ominie. Możesz się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.
Sprawozdawczość, rozliczenie projektu
Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
Promocja i oznakowanie
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.
Trwałość projektu
Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.
Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
