Instytucja Zarządzająca Programem „Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027”, w świetle informacji o wynikach audytów Komisji Europejskiej prowadzonych w ramach innych programów operacyjnych realizowanych w Polsce, zwraca uwagę Beneficjentów na konieczność zapewnienia, aby dokumentacja postępowań o udzielenie zamówienia była zgodna z wymogami dotyczącymi zapewnienia uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz niedyskryminującego opisu przedmiotu zamówienia.
W ocenie audytorów Komisji Europejskiej niewystarczające jest stosowanie jedynie ogólnego sformułowania dotyczącego dopuszczenia rozwiązań równoważnych, zamieszczonego wyłącznie na początku dokumentacji postępowania. W przypadku wskazywania w dokumentacji norm, specyfikacji technicznych, ocen technicznych itp. konieczne jest każdorazowe zapewnienie możliwości zastosowania rozwiązań równoważnych.
Mając powyższe na uwadze, Instytucja Zarządzająca wskazuje na konieczność stosowania zwrotu „lub równoważne” przy każdym indywidualnym odniesieniu do norm, specyfikacji technicznych, ocen technicznych itp., jeżeli odniesienia te podlegają obowiązkowi dopuszczenia rozwiązań równoważnych.
W przypadku postępowań prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych obowiązek ten wynika w szczególności z art. 99 ust. 5 oraz art. 101 ust. 4 Pzp.
Powyższy wymóg w szczególności dotyczy zarówno postępowań planowanych, jak i postępowań będących w toku, w tym postępowań prowadzonych w Bazie Konkurencyjności. W przypadku postępowań będących w toku należy odpowiednio uzupełnić dokumentację postępowania o stosowne zapisy zapewniające dopuszczenie rozwiązań równoważnych przy każdym indywidualnym odniesieniu, którego dotyczy ten wymóg. W przypadku gdy zmiana dokumentacji może mieć wpływ na możliwość przygotowania ofert przez potencjalnych wykonawców, należy odpowiednio wydłużyć termin składania ofert.
Jednocześnie Instytucja Zarządzająca zwraca uwagę, że niedostosowanie dokumentacji postępowania do powyższego wymogu może skutkować ustaleniami dokonywanymi przez unijne i krajowe instytucje kontrolujące i audytujące w ramach Programu „Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027”, w tym nałożeniem korekt finansowych.
W przypadku gdy przygotowanie dokumentacji technicznej stanowiącej opis przedmiotu zamówienia (w przypadku robót budowlanych) lub opisu przedmiotu zamówienia (w przypadku dostaw i usług) zlecane jest podmiotom zewnętrznym, zaleca się w umowie na jej przygotowanie zobowiązanie wprost wykonawcy dokumentacji do zapewnienia, aby w tej dokumentacji zwrot „lub równoważne” towarzyszył wszystkim indywidualnie użytym opisom wskazującym na znaki towarowe, patentowe lub pochodzenia, wskazującym źródła lub szczególne procesy, które charakteryzują produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę (art. 99 ust. 5 Pzp), a także wszystkim indywidualnie użytym normom, ocenom technicznym, specyfikacjom technicznym i systemom referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 Pzp.
W ocenie IZ FEdP jest rekomendowane, by umowa na wykonanie ww. dokumentacji jednoznacznie stanowiła, że nieprawidłowy, niezgodny z art. 99 ust. 5 i art. 101 ust 4 Pzp opis w dokumentacji w zakresie rozwiązań równoważnych stanowi nienależyte jej wykonanie.
